Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych. Powierzenie grantu o numerze 4914/3/2022 w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 Osi Priorytetowej V Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia REACT-EU działania 5.1 Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia dotycząca realizacji projektu grantowego Cyfrowa Gmina o numerze POPC.05.01.00-00-0001/21-00

Ze względu na to, że to Minister Funduszy i Polityki Regionalnej - jako Instytucja Zarządzająca POPC 2014-2020 - określa: jakie dane osobowe, w jaki sposób i w jakim celu będą przetwarzane w związku z realizacją Programu, pełni on rolę administratora danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją POPC 2014-2020 w rozumieniu RODO [Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1).].

Przy czym jest on administratorem zarówno wobec danych osobowych, które samodzielnie pozyskał, jak i wobec danych osobowych pozyskanych przez inne podmioty zaangażowane w realizację Programu (tj. przez innych administratorów, którzy w tym przypadku pełnią dodatkowo funkcję podmiotów przetwarzających dane osobowe [Podmiotami przetwarzającymi są: Instytucja Pośrednicząca POPC 2014-2020, beneficjenci oraz inne podmioty zaangażowane w realizację POPC 2014-2020, którym Minister (lub inny upoważniony podmiot) powierzył przetwarzanie danych osobowych w ramach POPC 2014-2020]).

Minister Funduszy i Polityki Regionalnej jest także administratorem danych osobowych, które przetwarza jako beneficjent projektów współfinansowanych ze środków POPC 2014-2020.

Minister Funduszy i Polityki Regionalnej jest również administratorem danych zgromadzonych w zarządzanym przez niego Centralnym Systemie Teleinformatycznym wspierającym realizację POPC 2014-2020.

I. Cel przetwarzania danych osobowych

Minister Funduszy i Polityki Regionalnej przetwarza dane osobowe w celu realizacji zadań przypisanych Instytucji Zarządzającej POPC 2014-2020, w zakresie w jakim jest to niezbędne dla realizacji tego celu. Minister Funduszy i Polityki Regionalnej przetwarza dane osobowe w szczególności w celach:

• udzielania wsparcia beneficjentom ubiegającym się o dofinansowanie i realizującym projekty,
• potwierdzania kwalifikowalności wydatków,
• wnioskowania o płatności do Komisji Europejskiej,
• raportowania o nieprawidłowościach,
• ewaluacji,
• monitoringu,
• kontroli,
• audytu,
• sprawozdawczości oraz
• działań informacyjno-promocyjnych.

II. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją POPC 2014-2020 odbywa się zgodnie z RODO.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność realizacji obowiązków spoczywających na Ministrze Funduszy i Polityki Regionalnej - jako na Instytucji Zarządzającej - na podstawie przepisów prawa europejskiego i krajowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Obowiązki te wynikają m.in. z przepisów ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz przepisów prawa europejskiego:

• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
• rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi.

Podstawą przetwarzania danych osobowych przez Ministra są również:

• konieczność realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - podstawa ta ma zastosowanie m. in. do danych osobowych osób prowadzących samodzielną działalność gospodarczą, z którymi Minister zawarł umowy w celu realizacji POPC 2014-2020,
• wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Ministrowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) - podstawa ta ma zastosowanie m. in. do organizowanych przez Ministra konkursów i akcji promocyjnych dotyczących Programu,
• uzasadniony interes prawny Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej (art. 6 ust. 1 lit f RODO) – podstawa ta ma zastosowanie m.in. do danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją umów w ramach Funduszy Europejskich.

W ramach POPC 2014-2020 w działaniu 3.1 - Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych przetwarzane są dane szczególnej kategorii (dane o niepełnosprawności). Podstawą prawną ich przetwarzania jest wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit a RODO).

III. Rodzaje przetwarzanych danych

Minister Funduszy i Polityki Regionalnej w celu realizacji POPC 2014-2020 przetwarza dane osobowe m. in.:

• pracowników, wolontariuszy, praktykantów i stażystów reprezentujących lub wykonujących zadania na rzecz podmiotów zaangażowanych w obsługę i realizację POPC 2014-2020,
• osób wskazanych do kontaktu, osób upoważnionych do podejmowania wiążących decyzji oraz innych osób wykonujących zadania na rzecz wnioskodawców, beneficjentów i partnerów,
• uczestników szkoleń, konkursów, konferencji, komitetów monitorujących, grup roboczych, grup sterujących oraz spotkań informacyjnych lub promocyjnych organizowanych w ramach POPC 2014-2020,
• kandydatów na ekspertów oraz ekspertów zaangażowanych w proces wyboru projektów do dofinansowania lub wykonujących zadania związane z realizacją praw i obowiązków właściwych instytucji, wynikających z zawartych umów o dofinansowanie projektów,
• osób, których dane będą przetwarzane w związku z badaniem kwalifikowalności środków w projekcie, w tym w szczególności: personelu projektu, uczestników komisji przetargowych, oferentów i wykonawców zamówień publicznych, osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Wśród rodzajów danych osobowych przetwarzanych przez Ministra można wymienić:

• dane identyfikacyjne, w szczególności: imię, nazwisko, miejsce zatrudnienia/formę prowadzenia działalności gospodarczej, stanowisko; w niektórych przypadkach także nr PESEL/NIP/REGON,
• dane dotyczące stosunku pracy, w szczególności otrzymywane wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy,
• dane kontaktowe, które obejmują w szczególności adres e-mail, nr telefonu, nr fax, adres do korespondencji,
• dane o charakterze finansowym, w szczególności nr rachunku bankowego, kwotę przyznanych środków, informacje dotyczące nieruchomości (nr działki, nr księgi wieczystej, nr przyłącza gazowego), kwotę wynagrodzenia,
• dane zbierane w celu realizacji obowiązków sprawozdawczych do których realizacji zobowiązane są państwa członkowskie, obejmujące w szczególności: płeć, wiek w chwili przystąpienia do projektu, wykształcenie, wykonywany zawód, narodowość, informacje o niepełnosprawności.

Dane pozyskiwane są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, albo od instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację programów operacyjnych, w szczególności wnioskodawców, beneficjentów i partnerów.

W przypadku, gdy dane pozyskiwanie są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, podanie danych jest dobrowolne. Odmowa podania danych jest jednak równoznaczna z brakiem możliwości podjęcia stosownych działań, np. ubiegania się o środki w ramach POPC 2014-2020.

IV. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w art. 140 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. oraz jednocześnie przez czas nie krótszy niż 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach POPC 2014-2020 - z równoczesnym uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

W niektórych przypadkach, np. prowadzenia kontroli u Ministra przez organy Unii Europejskiej, okres ten może zostać wydłużony.

V. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

• podmioty, którym Instytucja Zarządzająca POPC 2014-2020 powierzyła wykonywanie zadań związanych z realizacją Programu, w tym w szczególności Instytucja Pośrednicząca POPC, a także eksperci, podmioty prowadzące audyty, kontrole, szkolenia i ewaluacje,
• instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej (UE), a także inne podmioty, którym UE powierzyła wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem POPC 2014-2020,
• podmioty świadczące na rzecz Ministra usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych oraz zapewnieniem łączności, w szczególności dostawcy rozwiązań IT i operatorzy telekomunikacyjni.

VI. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobom, których dane przetwarzane są w związku z realizacją POPC 2014-2020 przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych i ich sprostowania.
• Realizując te prawo, osoba której dane dotyczą może zwrócić się do Ministra z pytanie m.in. o to czy Minister przetwarza jej dane osobowe, jakie dane osobowe przetwarza i skąd je pozyskał, jaki jest cel przetwarzania i jego podstawa prawna oraz jak długo dane te będą przetwarzane.
• W przypadku, gdy przetwarzane dane okażą się nieaktualne, osoba, której dane dotyczą może zwrócić się do Ministra z wnioskiem o ich aktualizację;
• prawo usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania – jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 17 i 18 RODO.
• Żądanie usunięcia danych osobowych realizowane jest w szczególności gdy dalsze przetwarzanie danych nie jest już niezbędne do realizacji celu Ministra lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Szczegółowe warunki korzystania z tego prawa określa art. 17 RODO.
• Ograniczenie przetwarzania danych osobowych powoduje, że Minister może jedynie przechowywać dane osobowe. Minister nie może przekazywać tych danych innym podmiotom, modyfikować ich ani usuwać.
• Ograniczanie przetwarzania danych osobowych ma charakter czasowy i trwa do momentu dokonania przez Ministra oceny, czy dane osobowe są prawidłowe, przetwarzane zgodnie z prawem oraz niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
• Ograniczenie przetwarzania danych osobowych następuje także w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – do czasu rozpatrzenia przez Ministra tego sprzeciwu;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• prawo do cofnięcia zgody, w każdym momencie - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda (art. 9 ust. 2 lit a RODO). Cofnięcie zgody nie spowoduje, że dotychczasowe przetwarzanie danych zostanie uznane za niezgodne z prawem;
• prawo otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie, przenoszenia tych danych do innych administratorów lub żądania, o ile jest to technicznie możliwe, przesłania ich przez administratora innemu administratorowi - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda lub realizacja umowy z osobą, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO);
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest realizacja zadań publicznych administratora lub jego prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit e lub f RODO). Wniesienie sprzeciwu powoduje zaprzestanie przetwarzania danych osobowych przez Ministra, chyba że wykaże on, istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie podlegają procesowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

VIII. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej ma swoją siedzibę pod adresem: ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa.

W przypadku pytań, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych MFiPR jest możliwy:

• pod adresem: ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa,
• pod adresem poczty elektronicznej: IOD@mfipr.gov.pl