WÓJT GMINY SŁUPCA OGŁASZA NABÓR NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE REFERENTA DS. KANCELARYJNYCH I OBSŁUGI KLIENTA

WÓJT  GMINY  SŁUPCA

OGŁASZA  NABÓR  NA WOLNE STANOWISKO  URZĘDNICZE

REFERENTA DS. KANCELARYJNYCH I OBSŁUGI KLIENTA

W  URZĘDZIE  GMINY  W  SŁUPCY

UL. SIENKIEWICZA  16, 62 – 400 SŁUPCA

 I . Określenie stanowiska:

Stanowisko: Referent ds. kancelaryjnych i obsługi klienta

Podległość służbowa: Wójt gminy Słupca

Wymiar czasu pracy:  pełny etat

Rodzaj umowy: umowa o pracę na czas określony (6 miesięcy) z możliwością przedłużenia

Przewidywany termin zatrudnienia: listopad 2023r.

 II. Wymagania niezbędne:

1. obywatelstwo polskie,
2. wykształcenie średnie lub wyższe o odpowiedniej specjalności, umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku,
3. staż pracy: minimum 1 rok (wykształcenie średnie),
4. pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych,
5. brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

III. Wymagania dodatkowe:

1. preferowane wykształcenie z zakresu administracji,
2. doświadczenie w pracy na stanowisku związanym z realizacją zadań o podobnym charakterze jak wskazano w ogłoszeniu,
3. znajomość ustaw, w szczególności: o samorządzie gminnym, kodeks postępowania administracyjnego, kodeks cywilny oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw,
4. bardzo dobra znajomość obsługi komputera (w tym pakietu MS Office, poczty elektronicznej, internetu) i urządzeń biurowych (drukarka, skaner, fax),
5. umiejętność redagowania pism w sprawach z zakresu stanowiska,
6. odpowiedzialność, obowiązkowość, systematyczność, terminowość, odporność na stres, samodzielność, dyspozycyjność,
7. umiejętność rozwiązywania problemów oraz skutecznej komunikacji.

IV. Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:

• 1. udzielanie informacji o funkcjonowaniu urzędu, w tym o zadaniach poszczególnych komórek urzędu,
  2. informowanie klientów o zasadach przyjmowania interesantów przez Wójta lub jego zastępcę,
  3. udzielanie informacji na temat stosowanych procedur w urzędzie,
  4. udzielanie informacji na temat stanu załatwianych spraw itp. na pytania interesantów po uprzednim uzgodnieniu z pracownikiem merytorycznym,
  5. wydawanie wszelkich niezbędnych druków, wniosków oraz opisów stosowanych procedur w urzędzie oraz zaświadczeń na wniosek interesantów,
  6. wydawania kart opisów usług świadczonych przez Urząd,
  7. zbieranie przeprowadzanych przez urząd anonimowych ankiet dotyczących funkcjonowania urzędu (w przypadku badań ankietowych prowadzonych w formie papierowej),
  8. prowadzenie czynności związanych z wywieszaniem obwieszczeń, ogłoszeń
     (w szczególności z zakresu ochrony środowiska, sprzedaży nieruchomości itp.) celem podania do publicznej widomości oraz odsyłania ich do adresata z adnotacją o terminie i sposobie podania do publicznej wiadomości,
  9. gospodarka ogłoszeniami, obwieszczeniami na tablicach w budynku i na zewnątrz budynku urzędu,
  10. prowadzenie obsługi kancelaryjnej urzędu w tym przyjmowanie korespondencji, skanowanie i rejestrowanie  w systemie EZD i rozdzielanie korespondencji  przychodzącej oraz przesyłek zgodnie z dekretacją (w razie potrzeby dekretacja w systemie EZD),
  11. przygotowanie korespondencji do wysyłki – w tym naklejanie etykiet i wprowadzanie przesyłek w system eNadawca i nadawanie poprzez przedstawiciela operatora na miejscu lub/i zapewnienie dostarczenia korespondencji na pocztę (wysyłanie korespondencji),
  12. obsługa urządzeń biurowych (w tym centrali telefonicznej, faksu i kserokopiarki),
  13. bieżące sprawdzanie poczty elektronicznej kierowanej na oficjalną skrzynkę internetową urzędu oraz przekazywanie wiadomości do właściwych adresatów,
  14. weryfikacja podpisu elektronicznego w korespondencji przychodzącej za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP,
  15. wysyłka korespondencji za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej zgodnie z zapotrzebowaniem pracowników merytorycznych,
  16. przesyłanie mylnie skierowanej korespondencji do Urzędu Gminy/ Wójta Gminy do właściwych miejscowo organów,
  17. prowadzenie rejestru delegacji pracowniczych,
  18. dbałość o przestrzeganie wpisów w ewidencję wyjść służbowych i prywatnych pracowników urzędu,
  19. nadzór nad pieczątkami znajdującymi się w Biurze Obsługi Klienta i na stanowisku pracy,
  20. prowadzenie wszelkich spraw związanych z obsługą Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej podczas nieobecności inspektora ds. działalności gospodarczej i rolnictwa,
  21. dokonywanie sprawdzenia wpływających do urzędu gminy faktur VAT na tzw. Białej Liście Podatników VAT tj:
• sprawdzenia czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• potwierdzenie numeru rachunku bankowego, przypisanego do kontrahenta na Białej Liście Podatników VAT z numerem rachunku, widniejącym na fakturze,
• potwierdzenie pozyskanych danych poprzez umiejscowienie pieczęci z odpowiednią adnotacją na fakturze VAT (zgodnie z wzorem na pieczątce)
  22. rejestrowanie faktur VAT i rachunków i przypisywanie ich do rejestru faktur przychodzących w programie EZD,
  23. prowadzenie harmonogramu rezerwacji sali konferencyjnej Urzędu Gminy w Słupcy,
  24. organizacja wizyt klientów u wójta i jego zastępcy,
  25. odbieranie przesyłek kurierskich,
  26. monitorowanie stanu zaopatrzenia sekretariatu i zapewnienie uzupełnienia.

V. Informacja o warunkach pracy na stanowisku:

1. praca jednozmianowa w Urzędzie Gminy w Słupcy,
2. przeciętna tygodniowa norma czasu pracy w 5 – dniowym tygodniu pracy wynosi  40 godzin,
3. dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin w czteromiesięcznym okresie  rozliczeniowym,
4. praca w siedzibie urzędu,
5. miejsce pracy w budynku bez windy, stanowisko pracy na parterze w pomieszczeniu niedostosowanym do wózków inwalidzkich,
6. praca biurowa z monitorem ekranowym.

VI. W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych, był niższy niż 6%.

VII.  Wymagane dokumenty i oświadczenia:

1. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę (wg załączonego wzoru),
2. oświadczenie: o obywatelstwie polskim, pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych, o braku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe (wg załączonego wzoru),

3) dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje zawodowe (do wglądu w dniu rozmowy kwalifikacyjnej),

4. świadectwa pracy lub inne dokumenty, potwierdzające doświadczenie zawodowe (do wglądu w dniu rozmowy kwalifikacyjnej),
5. inne dokumenty potwierdzające zadeklarowane uprawnienia, kwalifikacje i umiejętności (do wglądu w dniu rozmowy kwalifikacyjnej),
6. kandydat, która zamierza skorzystać z uprawnień, o których mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2022r. poz. 530) kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

VIII. Termin i miejsce składania dokumentów:

1. Osoby zainteresowane udziałem w rekrutacji prosimy o składanie wymaganych dokumentów osobiście w Urzędzie Gminy w Słupcy, ul. Sienkiewicza 16, 62 – 400 Słupca lub pocztą na adres Urzędu z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko ds. kancelaryjnych i obsługi klienta w Urzędzie Gminy w Słupcy” w terminie do dnia 20 października 2023r. do godz. 15.30.
2. Aplikacje, które wpłyną do Urzędu po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.

IX. Dodatkowe informacje

1. Osoby, które spełnią niezbędne wymagania określone w ogłoszeniu o naborze zostaną listownie poinformowane o dalszym postępowaniu procedury naboru.
2. Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej gminy Słupca (www.bip.gminaslupca.pl) oraz na tablicy informacyjnej Urzędu Gminy w Słupcy, ul. Sienkiewicza 16, 62 – 400 Słupca.
3. Dokumenty aplikacyjne kandydatów, którzy nie zakwalifikowali się do postępowania sprawdzającego zostaną zwrócone kandydatom po zakończeniu procedury naboru.
4. Wójt gminy Słupca zastrzega sobie prawo odwołania naboru bez podania przyczyny.

                                                                                                   Wójt Gminy Słupca

                                                                                     /-/ Grażyna Kazuś               

                                                                                                                                                                                                                                                                             Słupca, dnia 06.10.2023r.

KM/WK

KLAUZULA INFORMACYJNA

DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych jest Gmina Słupca reprezentowana przez Wójta.  Adres i dane kontaktowe administratora danych: Urząd Gminy Słupca,
   ul. Sienkiewicza 16, 62 – 400 Słupca, tel. 63 274-36-76, NIP 6671267466, REGON 000538633, e – mail: sekretariat@gminaslupca.pl, www.bip.gminaslupca.pl
2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji praw związanych z przetwarzaniem danych, można się skontaktować z wyznaczonym inspektorem ochrony danych (IOD) w następujący sposób: poczta elektroniczna iod@gminaslupca.pl; nr telefonu 697-028-583, 63 274-36-76; lub pisemnie na adres naszej siedziby.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia naboru na wolne stanowisko pracy. Podstawa prawna: Kodeks pracy oraz art. 6 ust. 1 lit b) i c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
4. Dane osobowe mogą być przekazane podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania przepisami prawa. Ponadto mogą być one ujawnione podmiotom, z którymi administrator danych zawarł umowę na świadczenie usług, w ramach których odbywa się przetwarzanie danych osobowych.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami archiwalnymi tj m.in. ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, prawo do ich sprostowania (poprawiania) swoich danych; prawo do usunięcia danych osobowych; ograniczenia przetwarzania danych osobowych; przenoszenia danych; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z wymienionych uprawnień.
7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, gdyż przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa. Nie podanie wymaganych danych może w konsekwencji doprowadzić do nie zawarcia lub nie realizowania umowy.
8. Przy przetwarzaniu danych osobowych nie będzie używane zautomatyzowane podejmowanie decyzji, ani profilowanie.
9. Administrator danych nie planuje przekazywania danych osobowych do państw trzecich, ani udostępniania organizacjom międzynarodowym.
10. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Tel: 22 531 03 00, www.uodo.gov.pl